Evolusi Tata Kelola Pengawasan

Digitalisasi administrasi di lingkungan Inspektorat Kabupaten Bangka sebenarnya sudah dimulai sejak beberapa tahun lalu melalui penggunaan aplikasi Surat Tugas. Aplikasi tersebut selama ini telah membantu pegawai dalam menginput data, membuat dan mencetak Surat Perintah Tugas (SPT), serta menghitung analisis beban kerja pegawai.

Namun demikian, seiring dengan perkembangannya, aplikasi Surat Tugas yang telah digunakan masih memiliki fungsi dan fitur yang belum sepenuhnya mampu mengakomodasi kebutuhan administrasi pengawasan secara menyeluruh. Salah satu aspek yang masih memerlukan perhatian adalah pengelolaan dan pemantauan pemenuhan Jam Pelatihan bagi Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai bagian dari pengembangan kompetensi berkelanjutan. Pencatatan dan pemantauan pemenuhan jam pelatihan tersebut perlu didukung oleh sistem yang lebih terintegrasi agar perkembangan kompetensi setiap pegawai dapat diketahui, dievaluasi, dan ditindaklanjuti secara lebih terarah.

Gagasan pengembangan fitur pengelolaan Jam Kerja Diklat tersebut salah satunya terinspirasi dari SIBIJAK Bangkom (Sistem Informasi Bina Jabatan Auditor Berkualitas – Pengembangan Kompetensi) yang dikembangkan oleh Pusat Pembinaan Jabatan Fungsional Auditor (Pusbin JFA) BPKP. Sistem tersebut menjadi salah satu referensi dalam melihat pentingnya pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan dan pemantauan pengembangan kompetensi auditor. Inspirasi tersebut kemudian disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi,pengelolaan administrasi di lingkungan Inspektorat Kabupaten Bangka.

Berangkat dari kebutuhan tersebut, Inspektorat Kabupaten Bangka kemudian mengembangkan SI-KOMPAK sebagai penyempurnaan dari aplikasi Surat Tugas yang telah digunakan sebelumnya. Pada tahap awal pengembangannya, SI-KOMPAK masih memiliki fitur yang relatif sederhana, namun telah diarahkan untuk mengakomodasi kebutuhan administrasi penugasan dengan cakupan fungsi yang lebih luas.

Melalui aplikasi ini, proses administrasi penugasan tidak lagi hanya berfokus pada penginputan data dan pencetakan dokumen oleh staf, tetapi juga melibatkan pimpinan secara langsung dalam setiap tahapan proses, mulai dari pengajuan, pemeriksaan, persetujuan, hingga penerbitan Surat Perintah Tugas (SPT). Dengan mekanisme tersebut, proses penerbitan SPT diharapkan dapat berlangsung lebih sistematis, tertib, dan transparan.

Selain memfasilitasi pembuatan Surat Tugas secara langsung melalui sistem, SI-KOMPAK juga mengakomodasi pencatatan Surat Tugas yang diterbitkan di luar aplikasi. Pegawai dapat menginput data Surat Tugas tersebut ke dalam sistem untuk selanjutnya melalui proses verifikasi oleh Admin, dalam hal ini Pengendali Teknis. Surat Tugas yang diinput dari luar sistem baru dinyatakan final setelah melalui proses verifikasi. Dalam proses ini, Pengendali Teknis, Inspektur Pembantu, dan Inspektur dapat melihat riwayat verifikasi sehingga setiap tahapan pemeriksaan dapat ditelusuri dengan lebih mudah.

Dengan demikian, SI-KOMPAK mengakomodasi administrasi Surat Tugas untuk kegiatan pengawasan maupun nonpengawasan, baik yang diterbitkan melalui aplikasi maupun di luar aplikasi. Meskipun terdapat perbedaan mekanisme penerbitannya, seluruh Surat Tugas tetap harus melalui proses verifikasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar data penugasan yang tercatat dalam sistem tetap terjaga kelengkapan, ketertiban, dan keakuratannya serta dapat menjadi sumber informasi administrasi penugasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kebutuhan Pengembangan Sistem

Seiring dengan perkembangan kebutuhan organisasi, pengelolaan administrasi Surat Perintah Tugas di lingkungan Inspektorat Kabupaten Bangka juga memerlukan penyesuaian. Aplikasi yang sebelumnya digunakan telah membantu pegawai dalam penginputan data, pembuatan dan pencetakan SPT, serta perhitungan analisis beban kerja. Namun, dalam pelaksanaannya, masih terdapat kebutuhan untuk mengatur proses penerbitan SPT agar melibatkan pimpinan dan pejabat terkait secara lebih terstruktur.

Salah satu hal yang menjadi perhatian adalah proses persetujuan SPT. Pada aplikasi sebelumnya, proses penginputan dan pencetakan surat sudah dapat dilakukan, tetapi belum dilengkapi dengan alur persetujuan secara berjenjang melalui aplikasi. Padahal, dalam pelaksanaan tugas pengawasan, penerbitan SPT perlu melalui tahapan pemeriksaan dan persetujuan sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Melalui SI-KOMPAK, proses tersebut mulai diintegrasikan ke dalam satu sistem. Draf SPT dapat diajukan untuk diperiksa oleh Pengendali Teknis, dilanjutkan dengan pemeriksaan oleh Inspektur Pembantu (Irban), dan selanjutnya memperoleh persetujuan akhir dari Inspektur. Dengan alur ini, pimpinan dan pejabat terkait dapat terlibat langsung dalam proses penerbitan SPT tanpa harus bergantung sepenuhnya pada proses administrasi yang dilakukan oleh staf.

Selain itu, kebutuhan pengelolaan Jam Kerja Diklat bagi APIP juga menjadi salah satu hal yang diperhatikan dalam pengembangan SI-KOMPAK. Melalui fitur ini, kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diikuti pegawai dapat dicatat dan dihitung sebagai bagian dari pemenuhan jam pengembangan kompetensi APIP. Data tersebut juga dapat digunakan untuk memantau pencapaian jam diklat masing-masing pegawai.

Dengan pengembangan ini, SI-KOMPAK tidak hanya digunakan untuk mengelola administrasi Surat Perintah Tugas, tetapi juga mendukung pengawasan terhadap proses penerbitan surat dan pemantauan pengembangan kompetensi pegawai di lingkungan Inspektorat Kabupaten Bangka.

Pengembangan SI-KOMPAK dalam Mendukung Penerapan Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia (SAIPI)

Dimulai dari kebutuhan tersebut, APIP Inspektorat Kabupaten Bangka mulai mengembangkan SI-KOMPAK (Sistem Informasi Kinerja, Penugasan, dan Kapasitas). Aplikasi ini dikembangkan secara mandiri dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki oleh internal Inspektorat Kabupaten Bangka. Pengembangannya dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan administrasi Pengawasan yang selama ini berjalan, sekaligus menambahkan sejumlah fungsi yang sebelumnya belum tersedia.

Dalam pengelolaan Surat Perintah Tugas, SI-KOMPAK mengatur proses pengajuan hingga penerbitan SPT melalui tahapan pemeriksaan dan persetujuan oleh pejabat yang berwenang. Dengan demikian, staf, Pengendali Teknis, Inspektur Pembantu, hingga Inspektur memiliki peran masing-masing dalam proses tersebut. Pimpinan juga dapat mengetahui dan memantau perkembangan pengajuan SPT tanpa harus selalu meminta informasi secara manual kepada staf.

SI-KOMPAK juga menyediakan fitur untuk mencatat dan memantau pemenuhan Jam Pelajaran (JP) pengembangan kompetensi pegawai. Kegiatan diklat maupun kegiatan lain yang diperhitungkan dalam pemenuhan kompetensi APIP dapat dikelola melalui sistem ini. Informasi tersebut membantu pegawai dan pimpinan mengetahui capaian jam pengembangan kompetensi masing-masing pegawai serta memantau pemenuhannya.